Debo enfatizar: estos no son mis consejos, sino el tuyo , y cuando ves la palabra “I” se refiere al lector que escribe el consejo, no a mí. Se han quitado los nombres para proteger a los inocentes.
- 3 tareas más importantes . Escribir y tomar nota mental de mis 3 tareas principales para terminar el día. Todo lo demás parece encajar en su lugar si hago eso.
- Una lista de tareas fácil y viable, o lista de tareas . Aunque me encantan todas estas prácticas aplicaciones web 2.0, programas de computadora, aparatos muy ingeniosos como palmeras y teléfonos celulares realmente geniales, simplemente no funcionan para mí. Soy una mujer perezosa, con una actitud aún más perezosa. Podría poner una tarea en Recordar la leche, otra tarea en mi mano, una en mi Gcal y enviar otro mensaje de texto a mi teléfono. Con todas estas formas diferentes de hacer las cosas, termino gastando mucho más tiempo tratando de organizar mi lista de tareas o consolidándola, de lo que realmente no hago mucho.
- Mantener dispositivo de captura ubicua . Puede que no sea el mismo dispositivo para cada ubicación (tengo una moleskine para trabajar, pero uso mi móvil para inspirarme sobre la marcha), pero solo poder escribir cosas cuando piensas en ello es clave para mí.
- Elige una herramienta y quédate con ella .
- Hacer una cosa a la vez .
- Hazlo ahora
- Hacer uso de la palabra no .
- Utilice la papelera de reciclaje / cesta de basura. Organizar artículos innecesarios es energía desperdiciada. Es sorprendente cuánto más control me siento al deshacerme de artículos obsoletos que me gustaría leer “algún día” o innumerables notas de reuniones de las que ya se han extraído elementos de acción relevantes.
- Un (buen) lugar para todo, y todo en su lugar . Al encontrar lugares a los que es fácil llegar para todas las cosas que uso con más frecuencia, y lugares que son bastante fáciles de encontrar para las cosas que uso con menos frecuencia, paso menos tiempo temiendo hacer cosas y más tiempo realmente haciendo cosas. Y el lugar para las cosas que nunca usa es otro lugar (basurero, lugar que acepta donaciones, etc.).
- ¡Simplifica, simplifica, simplifica !
- Guárdalo ahora . Lo único que hago para organizarme personalmente es guardar cualquier herramienta, artículo, ropa, bolsa, cepillo para el cabello, etc. inmediatamente después de usarla. Siempre sé dónde está todo y cualquier cosa, así que nunca pierdo el tiempo buscando algo. Muy eficiente. Podría decirle a un extraño dónde encontrar algo en mi casa.
- Mantenga una lista de tareas pendientes que se sincronice con su teléfono móvil (para que pueda agregar cosas cuando lo recuerde). Y asegúrese de que cada artículo tenga una fecha de vencimiento.
- Cambio Se obsoleta las cosas sin importancia. Derriba cualquier método o idea que no sea atemporal. Trae cosas nuevas y más importantes que usted y otros no pueden resistir más. Lo mejor de todo: es una herramienta de organización que funciona por sí misma. Simplemente tienes que abrazarlo.
- Divida el material en carpetas de plástico de color rojo, amarillo, azul y verde . Por ejemplo, todo lo que se debe hacer hoy (el papeleo que debe entregarse a un cliente, las facturas que deben enviarse por correo) van en la carpeta roja. El material de contacto o cualquier cosa relacionada con el soporte de campo del cliente va en la carpeta amarilla. Su millaje puede variar según la forma en que organice su maletín, y al igual que yo, también puede tener carpetas de archivos de manilla específicas del proyecto, pero dividir las cosas en solo cuatro carpetas codificadas por colores es una gran ayuda.
- FlyLady.net . Ella me ayudó a darme cuenta de que necesitaba aplicar los principios de GTD a mi vida en el hogar y no solo al trabajo. Tuve un trabajo bajo control usando listas de verificación, proyectos y próximas acciones. Probé el mismo sistema en casa y fallé. Luego, hace aproximadamente un mes, descubrí la cortesía de FlyLady.net. Creo en una de tus publicaciones de blog. Wow, qué diferencia. Mi casa está limpia y también mi escritorio en el trabajo. Muchas, si no la mayoría de sus ideas básicas, son como GTD en una perspectiva ligeramente diferente (diario de control, pasos pequeños) y también métodos concretos para lograr las siguientes acciones (puntos calientes de 2 minutos, temporizadores de 15 minutos). Su consejo más útil fue colocar mis listas diarias / semanales en protectores de páginas brillantes en mi diario de control. Utilizo un marcador de borrado en seco y no deseo volver a matar árboles o no hacer mi lista porque no puedo imprimirlo (o quiero evitar la molestia). Lo mejor de esto, estoy más relajado, mi presión arterial finalmente está bajando y me siento menos estresado.
- Toma el control de tu tiempo y de tus prioridades de forma no lógica .
- Ordenar en la fuente . Mi herramienta organizativa favorita es mi apartado postal. Lo visito una vez a la semana (generalmente los sábados), me paro en el mostrador en el vestíbulo y ordeno mi correo. Yo uso la papelera de la PO. Lo que entra en mi casa es solo lo que necesito tener. Las facturas, las cartas y los cheques van a mi bandeja de entrada (que por cierto es una caja con una tapa que está envuelta en una tela preciosa y tiene un lazo amarillo en ella, así que parece un regalo sentado en mi escritorio). El material de lectura va a la mesa junto a mi chaise lounge, que es donde hago toda mi lectura.
- Una hoja de papel, un calendario y una pizarra blanca . Descubrí que la forma más fácil de organizarme, mis días, etc., es un buen calendario de papel, una hoja de papel que divido en cuatro secciones y una pizarra de tamaño medio. Para mi artículo, la sección superior izquierda es mi lista actual de tareas pendientes para hoy. La sección superior derecha es mi lista de compras en ejecución, o una lista de cosas que debo comprar. La parte inferior izquierda es para notas como las llamadas que hice, con quién hablé, las fechas de las citas. La parte inferior derecha es lo que necesito para pasar a otro día. Si me dicen que vuelva a llamar el lunes, lo anoto en el calendario. En cuanto a la pizarra, los niños pueden tomar notas (¿Puedo pasar la noche en casa de Brian el viernes? La abuela llamó), y puedo anotar las cosas cuando pienso en ellas para agregarlas a la lista de tareas de mañana. Mi calendario y la pizarra están en la misma ubicación, por lo que puedo transferir notas cortas si es necesario. Llevo mi lista de tareas en papel conmigo a todas partes, por lo que puedo tomar notas en cualquier momento.
- Codificación por colores . Soy una persona visual, y encuentro que la codificación por colores en mis diferentes listas y calendarios minimiza el tiempo que tengo para dedicar tiempo a mirarlos. Esto funcionó especialmente bien cuando estaba en la escuela: coloqué todos los planes de estudio de clase en Outlook, y luego codifiqué por colores cada período de clase (azul para papel, amarillo para cuestionario, rojo para examen, etc.). Me tomó un tiempo configurarlo, claro, pero luego, durante el resto del semestre, solo tuve que echar un vistazo a Outlook para tener una idea muy clara de qué tipo de semana iba a tener.
- Una carpeta . Uso una carpeta con la etiqueta “@ 2007” con las siguientes divisiones: @ Hoy: con mi Planificador de tareas emergentes de http: // mailto: davidseah.com; @ Week – Los días restantes de la semana ETP como esqueleto; @ Año – Todas mis hojas históricas; @ Dieta – que rastrea lo que he comido durante el día; @ Fitness – que rastrea mi rutina de ejercicios durante el día. Mi carpeta está conmigo todo el tiempo y me ha ayudado a convertirme en un mejor empleado, miembro de la familia y hombre de relaciones.
- Escribe, ejecuta y ordena en el camino . Estos son mi biblia de la organización. He vivido así desde hace más de dos años y puedo decir que soy una persona organizada.
- Una pequeña pizarra en la pared de mi habitación . Lo tengo separado en dos secciones, un “todo” y un “hoy”. “Todo” es una lista de cosas generales que tengo que hacer, como inspeccionar mi auto, comprarle un regalo a alguien, etc. Entonces, “hoy” es lo que necesito hacer, ¡obviamente, hoy! Las cosas pueden moverse de un lado a otro según sea apropiado. Me parece que tener una lista específica para hoy ayuda a que me ayude a hacer las cosas importantes de manera oportuna. También mantengo dos cosas permanentemente en la parte “hoy”, que son la meditación y el ejercicio. Esto parece ayudar.
- Tarjetas de nota . Se pueden escribir tareas en ellas, una por tarjeta o en una lista (según el tipo de tarea en cuestión; hago ambas cosas). Al hacer una por tarjeta, la pila sirve como un esquema de priorización fácil. Pero espera, hay más: se pueden organizar en tableros de corcho, compartir, anotar, romper y reorganizar. Se pueden utilizar como marcadores de posición, como pizarras mini-blancas y como tokens para modelar ideas. Son fáciles de llevar y de adjuntar a otros documentos. Además, los diferentes colores permiten una representación visual de diferentes tipos de tareas (al igual que diferentes anotaciones). Finalmente, son baratos y lo más importante de todo: fácil (mucho más fácil que el software) para reconfigurar a medida que cambian las necesidades y los proyectos.
- Nunca confíe en un solo punto de falla . He visto a personas pagar $ 1,000 para escuchar a los oradores en una conferencia y solo tienen una pluma para tomar notas. Es una gran sensación cuando una cosa se rompe, se pierde o se queda sin poder, ¡y usted tiene otra en reserva!
- Tener … menos … cosas .
- Delegado Aprenda a confiar en las personas con tareas críticas en todas las áreas de su vida. Cuando aprendes a delegar tareas de manera efectiva, en realidad encuentras que es más fácil mantener las cosas que no puedes delegar mejor organizadas.
- Tú controlas tu vida . Independientemente de la electrónica o el papel que utilices, haz que funcionen para ti, no al revés. ¿Realmente Outlook tiene que seguir revisando su correo electrónico cada 5 minutos? Tal vez, pero apuesto a que harás mucho más si lo revisas varias veces al día. Eso va también para el Blackberry! Después de todo, hay muchas herramientas, y una para todos, así que usa lo que funciona, ¡pero haz que funcione para ti!
¡Gracias!