Me sale mucho esta pregunta: la mayoría de las nuevas empresas simplemente están luchando para enviar productos y cerrar acuerdos antes de que se agoten. Pasar algunas horas a la semana en reuniones puede parecer una práctica de una gran compañía que no resuelve los problemas del día.
La realidad es que los 1-1 pueden agregar un nuevo nivel de velocidad y agilidad a su empresa. Primero hablemos de por qué los 1-1 son una parte crucial del “sistema operativo” de cómo funciona una empresa.
Una empresa vive o muere por:
- Lograr que las mejores personas se unan a la empresa.
- Manteniéndolos comprometidos y productivos
- Tomar buenas decisiones sobre en qué debería trabajar esta gente
Una gerente solo tiene unas pocas herramientas en su arsenal para hacer esto, y las 1-1 son quizás las más poderosas.
Lo ilustraré con una pequeña empresa hipotética que se ha establecido en el siguiente programa semanal de reuniones como parte de su sistema operativo:
Si usted es pequeño y todos le informan al CEO, la reunión del lunes será con todo el equipo y los 1-1 serán entre el CEO y cada miembro del equipo. No habría reuniones departamentales.
Si tiene otra capa de administración (vicepresidentes o jefes de departamento), el CEO tendría 1-1 con cada jefe de departamento, y cada jefe de departamento tendría 1-1 con cada miembro del equipo que trabaja para ella, y así sucesivamente.
Por ejemplo, digamos que usted es el vicepresidente de ingeniería en una empresa con un par de niveles de administración y quizás 50 personas. Su cadencia semanal del departamento de ingeniería podría verse así:
Y cada uno de sus gerentes también estaría teniendo 1-1 con sus informes directos.
Esto representa una inversión de tiempo para usted, tal vez de 6 a 8 horas por semana. Y esto está por encima del otro trabajo que tiene que hacer, como entrevistas, scrums diarios, reuniones de proyectos y el otro día a día de la vida de inicio.
Pero pensemos en lo que obtienes por esa inversión:
Coaching y feedback.
Todos sabemos que el coaching y la retroalimentación son imperativos, pero la mayoría de nosotros luchamos para hacer un buen trabajo. Sabemos que la retroalimentación debe ser:
- Inmediato : el mejor momento para enviar comentarios es justo después de observar el desempeño del trabajo. ¿Alguien hizo un gran trabajo en una reunión? Dile que justo después de la reunión.
- Continuo : la retroalimentación debe ocurrir durante todo el año, no solo alrededor del tiempo de revisión del desempeño.
- Informado – por comentarios de compañeros, subordinados, incluso clientes. Nunca confíe únicamente en sus propias observaciones.
La cadencia regular de 1-1 puede permitirle ofrecer comentarios regularmente, y puede garantizar que otros miembros del equipo informen los comentarios.
Tomemos una semana típica en la que puede descubrir un problema en su reunión de equipo y luego trabajarlo a través de sus 1-1:
Usted descubrió que un proyecto se estaba retrasando. Jan le dio su opinión sobre cómo solucionarlo. Hablaste con Shun y Niraj en su 1-1 regular y les diste retroalimentación. Pensemos en lo que pasó:
- Abordó el problema rápidamente, por lo que el proyecto puede volver a encarrilarse.
- Jan siente que su opinión es buscada y valorada .
- Shun y Niraj obtuvieron valiosos comentarios .
- Es posible que hayas evitado tensiones crecientes entre Shun y Niraj.
- Aprendió que necesita mejorar la forma en que está pidiendo a sus gerentes que trabajen entre sí.
Sin el latido normal de su 1-1, es posible que le haya llevado varias semanas reunir la información que necesita y resolver el problema. Mientras tanto, el problema puede haber estallado más allá de la reparación. Una inversión de unas pocas horas puede haber ahorrado a la compañía cientos de horas más tarde.
Toma de decisiones mejor y más rápida.
Imagine que en su reunión de administración del lunes, su CEO le dice al equipo ejecutivo que está preocupado por la desaceleración del crecimiento de los ingresos. Quiere crear un nuevo plan para el próximo lunes que desacelere el crecimiento del gasto. Tomas una nota para trabajar el problema con tu equipo. Tu semana puede verse así:
Compartió el problema con su equipo, trabajó con ellos en sus 1-1 y luego se preparó con un nuevo plan el lunes siguiente. Y tu:
- No tuvo que codificar , usó la hora de reunión que ya tenía programada.
- No asustó a nadie, no tuvo que programar ninguna reunión de emergencia de última hora.
- Dio tiempo a tu equipo para generar ideas y contribuir .
- Aprendió cómo se siente su equipo y calmó las preocupaciones que puedan tener.
- Entró en la siguiente reunión de administración del lunes con un nuevo plan y, lo que es más importante, está listo para una discusión sobre cómo tomó el equipo las noticias y qué puede hacer para mejorar la moral.
Así es como se ve una toma de decisiones rápida y eficiente.
Comunicación y transparencia.
La comunicación rápida, precisa y transparente es el alma de cualquier startup. Todo el mundo necesita saber qué está sucediendo en la empresa para que sepan cómo contribuir y se sientan invertidos en el éxito de la empresa.
Nunca quieres que tu equipo escuche noticias importantes a través del rumor. Pero en muchos casos, usted hace lo que le da a su miembro más veterano del equipo las noticias importantes para que puedan ayudarlo a entregarlo y administrar las consecuencias.
Imaginemos que su empresa está a punto de girar. Puedes usar tus 1-1 para resolver el problema de las siguientes maneras.
¿Qué se logró?
- Sus personas más mayores tuvieron la oportunidad de ayudar con la transición, dándoles una oportunidad de aprendizaje .
- Se sentían confiados y más comprometidos en el futuro.
- Su director ejecutivo recibió comentarios sobre qué temas abordar el viernes.
- Sus gerentes estaban equipados para guiar a sus equipos a través de las noticias la semana siguiente.
Esto le ayudará a capear un momento difícil, y proporciona una capacitación invaluable para sus informes directos sobre cómo manejar esto cuando algún día estén dirigiendo su propio departamento de ingeniería.
Compromiso del equipo
Ahora veamos lo que está pasando en esta empresa:
- Todos en la compañía tienen tiempo con su gerente regularmente. Los problemas no se multiplican , y las emociones no se reprimen .
- Todos reciben retroalimentación regular mientras aún pueden actuar.
- El equipo ve que las decisiones se toman rápidamente .
- Los gerentes están mejorando rápidamente ya que están capacitados e incluidos en lo que está sucediendo.
- Los administradores parecen estar sincronizados entre sí y están entregando un mensaje coherente .
Esto ayuda a la empresa a:
- Recluta – ya que se gana la reputación de ser un lugar bien administrado donde se valora al equipo.
- Involucrar y retener a las personas: el equipo se queda en la empresa y está emocionado por contribuir.
- Tome buenas decisiones , ya que los problemas se resuelven rápidamente con los comentarios de muchos miembros del equipo.
Ok como los hago
Esperamos que esté convencido de que los 1-1 son importantes, y algunos de los ejemplos anteriores llevan a algunas conclusiones sobre cómo ejecutarlos:
- Hágalos a la misma hora cada semana ; conviértalos en reuniones recurrentes para que pueda disfrutar de un ritmo semanal. Programe una hora para ellos, aunque puede acortarlos durante semanas cuando tenga poco que discutir.
- No los omita , su equipo puede sentirse desvalorizado y sentirse frustrado de que los problemas que desean cubrir necesiten esperar otra semana.
- Vaya a otro lugar : salga a caminar, vaya a un café, siéntese en un banco del parque. Es difícil tener una buena conversación sobre la mesa de una sala de conferencias, así que tome un descanso de la oficina y salga. (En mi última empresa, era famoso por programar 1-1 a las 5 de la tarde y tenerlos en el pub tomando unas copas).
- Tome notas y prepárese : en todas sus reuniones tome notas sobre los puntos de seguimiento. Use esas notas para prepararse para la próxima reunión, haga rodar las notas de esa reunión a la próxima reunión, y así sucesivamente …
- Busque la iluminación : los 1-1 no deben ser una explosión de retroalimentación de usted hacia el miembro de su equipo. Entra en ellos con la intención de aprender algo y planea dividir el tiempo hablando sobre tus preocupaciones y las de ellos.
- Quitar el guión : si surge un tema interesante que necesita atención, o si el miembro del equipo necesita un poco de terapia, salga del guión y profundice.
- Envíe sus comentarios : elija algunos elementos que hayan sucedido en el pasado inmediato, envíe sus comentarios sobre ellos (que ahora han sido informados por los otros 1-1 que ha tenido). Obtenga su aporte al respecto, discuta.
- Obtenga comentarios sobre los miembros del equipo entre sí : lo equipará para capacitarlo y administrarlo mejor, evitará sorpresas y le dará una gran cantidad de ideas cuando llegue el momento de la revisión del desempeño.
- Obtenga comentarios sobre usted mismo : haga preguntas abiertas para permitir que la persona exprese algo en sus mentes, pero también venga preparado con algunas preguntas específicas como, “¿creía que estaba claro en esa reunión?” o “¿Estoy pasando suficiente tiempo con tu equipo?”
- Relájese y disfrute : con el tiempo puede establecer una muy buena relación con la mayoría de las personas simplemente a través de esta inversión de tiempo. Si bien es posible que deba discutir temas difíciles, intente generar suficiente confianza y franqueza entre los dos para que pueda disfrutar resolviendo problemas y trabajando para mejorar la empresa. Demasiada tensión interfiere en la resolución de problemas.
¡Feliz 1-1!
(Muchas gracias a Joseph Ansanelli, nuestro CEO en Vontu, y a Margie Mader-Clark, nuestra VP de recursos humanos, quien hizo un trabajo increíble al poner esta cultura en práctica y capacitar a nuestros gerentes sobre cómo operar dentro de ella).